Tracciabilità delle spese per trasferte o missioni
Il D.Lgs. n. 192/2024 (Lavoronews n. 64/2024) ha previsto che i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto per le trasferte, effettuate nell’ambito del territorio comunale, non concorrono a formare il reddito, se le medesime spese sono comprovate e documentate.
Inoltre, la Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024 – Lavoronews n. 1/2025) ha previsto che le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi, Ncc), sono deducibili dal reddito d’impresa e i relativi rimborsi non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente, solo se effettuate con mezzi di pagamento tracciabile.
L'Agenzia delle Entrate, con circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, fornisce indicazioni sulle richiamate modifiche introdotte in materia di trasferte e missioni del lavoratore dipendente, con particolare riguardo al requisito della tracciabilità dei pagamenti.
Disciplina delle trasferte o delle missioni dei lavoratori dipendenti
La circolare ricostruisce la disciplina delle trasferte e missioni di cui all’articolo 51, comma 5, del TUIR, distinguendo tra trasferte effettuate fuori dal territorio comunale e quelle svolte all’interno dello stesso.
Il trattamento fiscale delle somme erogate è differenziato in funzione dell’ambito territoriale in cui si svolge la prestazione.
Riguardo alle trasferte svolte all’interno del territorio comunale, l'Agenzia evidenzia che, nella formulazione previgente dell’articolo 51, comma 5, le indennità e i rimborsi percepiti dal dipendente in tali ipotesi concorrevano integralmente al reddito, fatta eccezione per i rimborsi delle spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, con la conseguenza che i rimborsi per l’utilizzo del mezzo proprio erano integralmente tassabili.
In attuazione della delega fiscale, il D.Lgs. n. 192/2024 ha modificato tale impostazione, eliminando il riferimento ai documenti del vettore e prevedendo che non concorrano al reddito i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto purché “comprovate e documentate”.
La circolare chiarisce che, a seguito di tale modifica, anche per le trasferte comunali viene stabilita la non concorrenza al reddito del rimborso chilometrico riconosciuto al lavoratore per l’utilizzo del mezzo privato, calcolato secondo le tabelle Aci, a condizione che siano adeguatamente comprovati e documentati.
Sono parimenti esclusi da imposizione i rimborsi delle spese di pedaggio e di parcheggio, purché assistiti da documentazione idonea a identificare in modo certo e univoco il veicolo e la sosta, con conseguente superamento dei precedenti chiarimenti di prassi più restrittivi.
Tracciabilità delle spese per le trasferte o le missioni, ai fini della determinazione del reddito di lavoro dipendente
La circolare, riguardo alla tracciabilità delle spese sostenute in occasione di trasferte o missioni dei lavoratori dipendenti, evidenzia come il comma 81 della legge di Bilancio 2025 abbia inciso sul regime di non concorrenza al reddito delle indennità e dei rimborsi spese disciplinati dall’articolo 51, comma 5, del TUIR. In particolare, viene inserita una nuova previsione che subordina l’esclusione da imposizione dei rimborsi relativi a determinate tipologie di spesa all’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabile.
La modifica normativa riguarda i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, individuati ai sensi della Legge n. 21/1992, ossia i servizi di taxi e di noleggio con conducente.
Tali rimborsi non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente a condizione che i relativi pagamenti siano eseguiti tramite versamento bancario o postale ovvero mediante gli altri strumenti di pagamento previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. n. 241/1997.
La circolare chiarisce che l’obbligo di tracciabilità si applica anche quando i servizi di taxi o NCC siano resi tramite piattaforme di mobilità, purché i conducenti siano in possesso dei requisiti abilitativi richiesti dalla normativa di settore.
Poiché la disposizione fa riferimento in modo generale alle trasferte o missioni di cui all’intero comma 5 dell’articolo 51 del TUIR, la circolare precisa che la condizione della tracciabilità deve sussistere sia per le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale sia per quelle svolte al di fuori di esso.
La circolare chiarisce inoltre che rientra nell’obbligo di tracciabilità anche la spesa per l’imposta di soggiorno, in quanto strettamente connessa alle spese di alloggio.
Al contrario, sono escluse dalla nuova previsione le spese di viaggio e trasporto diverse da quelle effettuate mediante taxi e NCC, come i biglietti per trasporti di linea ferroviari, aerei, marittimi o automobilistici, che continuano a non concorrere al reddito a prescindere dalla modalità di pagamento utilizzata.
L’obbligo di tracciabilità si applica esclusivamente alle spese sostenute nel territorio dello Stato, pertanto, per le spese sostenute all’estero in occasione di trasferte o missioni, i rimborsi non concorrono al reddito anche in assenza di pagamento tracciabile.
30/12/25
