Dematerializzazione note spese: possibile se correttamente digitalizzate
Come noto, i processi di dematerializzazione hanno come obiettivo la “conversione” di un documento cartaceo in un documento informatico o elettronico.
La suddetta conversione dei documenti cartacei in documenti informatici può essere finalizzata anche alla sostituzione e alla possibilità di eliminare i documenti originali analogici dei quali si è prodotta una copia informatica avente il medesimo valore giuridico, probatorio e archivistico dei rispettivi originali.
Nella fattispecie in esame, l’istante desidera procedere alla dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro, saldate utilizzando, di regola, la carta di credito aziendale.
A questo proposito, l’istante dichiara che sta attivando un sistema informatico che consente di creare automaticamente una versione digitale della spesa sostenuta partendo dalla scansione sicura del giustificativo cartaceo tramite apposita applicazione installata sullo smartphone aziendale.
La nota spese sarà composta da una serie di record contenenti le informazioni native digitali, con gli importi, le tipologie di spese e tutte le informazioni necessarie, corredate da una immagine corrispettiva del documento cartaceo originale.
Il sistema sviluppato dall’impresa garantirebbe, secondo l’istante, che il documento caricato tramite fotocamera godrà di caratteristiche di integrità, immutabilità e leggibilità e sarà archiviato automaticamente a norma di legge.
Il documento non sarà più modificabile dal lavoratore dipendente, da qui la richiesta all’Agenzia sulla conformità della procedura alla normativa di riferimento, sull’opportunità che gli allegati alle note spese dematerializzate e conservate con le modalità anzidette possano formare oggetto di distruzione e sulla possibilità che i documenti rilasciati ai dipendenti in trasferta per i servizi di trasporto dei taxi abbiano i requisiti per essere considerati ''documenti originali non unici''.
Se sono presenti tutti gli accorgimenti necessari alla corretta digitalizzazione dei dati fiscalmente rilevanti, l’Agenzia delle entrate precisa che:
- i documenti analogici possono essere sostituiti da quelli sopra descritti;
- la procedura può essere interamente dematerializzata, purché i documenti informatici possiedano le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità e siano rispettati i requisiti individuati dalla legge per la deducibilità dei costi (inerenza, competenza e congruità) e le corrette modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.
(Risposta dell’Agenzia delle entrate n. 142 del 24 giugno 2024)
25/06/24
